E-Mails revisionssicher archivieren -
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Managed-Cloud-Archivierung für KMU: rechtlich abgesichert, technisch wartungsfrei, live in unter 24 Stunden. Keine Mindestlaufzeit.
Warum E-Mail-Archivierung kein „Nice-to-have" ist
Die GoBD verpflichtet jedes Unternehmen, steuerrelevante E-Mails vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Ein Verstoß hat konkrete Konsequenzen.
Hinzuschätzungen durch das Finanzamt
Fehlende E-Mail-Belege = fehlende Nachweise. Das Finanzamt kann Umsätze schätzen - zu Ihren Ungunsten.
DSGVO-Bußgelder bis 20 Mio. €
Ohne Löschkonzept oder Auskunftsfähigkeit drohen empfindliche Strafen nach Art. 83 DSGVO.
Beweismittel im Rechtsstreit fehlen
Gelöschte oder verlorene E-Mails lassen sich vor Gericht nicht mehr rekonstruieren.
Datenverlust durch Mitarbeiter-Fehler
PST-Dateien gehen verloren, Postfächer werden gelöscht. Ohne Archiv ist die Mail unwiederbringlich weg.
Für wen ist E-Mail-Archivierung Pflicht?
Kurzantwort: Für praktisch jedes Unternehmen in Deutschland, das geschäftliche E-Mails versendet oder empfängt.
Jedes Unternehmen
Handels- & Steuerrecht (§257 HGB, §147 AO) verpflichtet zur Archivierung geschäftlicher E-Mails.
Regulierte Branchen
Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte, Finanzdienstleister mit erweiterten Aufbewahrungspflichten.
Wachsende KMU
Unternehmen, bei denen PST-Chaos und volle Postfächer die Produktivität bremsen.
Vor Audits & Prüfungen
ISO-Zertifizierung, Steuerprüfung oder DSGVO-Audit stehen an? Dann jetzt absichern.
Backup ≠ Archiv
Ein Backup schützt vor Ausfällen. Ein Archiv stellt die jederzeitige, originalgetreue Verfügbarkeit sicher - und erfüllt damit die GoBD.
Backup allein reicht nicht
- Aufbewahrung nur Tage bis Monate
- Mails können vor dem Backup gelöscht werden
- Keine Volltextsuche oder E-Discovery
- Nicht GoBD-konform
Archiv: rechtlich & technisch abgesichert
- Aufbewahrung 6-10 Jahre+ automatisch
- Jede Mail wird sofort unveränderbar gespeichert
- Volltextsuche < 1 Sekunde, Self-Service-Restore
- GoBD & DSGVO konform
Archivierung in unter 24h live - 30 Tage kostenlos testen
Kein Risiko, keine Kreditkarte, keine Mindestlaufzeit.
Demo anfragenWas Sie bekommen
Vollständiger Managed Service - Einrichtung, Betrieb und Wartung durch uns.
Rechtliche Compliance
GoBD- und DSGVO-Konformität technisch erzwungen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Retention-Policies.
De-Duplizierung & Komprimierung
Bis zu 70 % weniger Storage-Verbrauch. Postfachbegrenzungen entfallen, Backup-Fenster verkürzen sich.
Self-Service-Suche & Restore
Anwender stellen gelöschte Mails selbst wieder her - direkt aus Outlook oder dem Web-Portal. Helpdesk-Tickets sinken.
E-Discovery & Audit-Suche
Volltextindex über alle archivierten E-Mails. DSGVO-Auskunftsanfragen und Rechtsstreitigkeiten in Minuten beantworten.
Verschlüsselung & Datenschutz
AES-256 at rest & in transit. Exklusive Instanz pro Kunde - keine gemeinsame Speicherung. Daten ausschließlich in DE.
Nahtlose Integration
Microsoft 365, Exchange On-Prem, Google Workspace, IMAP/POP. Outlook-Plugin und Web Access inklusive.
Klare Preise, keine Überraschungen
Monatlich kündbar. Alle Preise zzgl. 19 % USt.
1-24 Postfächer. Ideal für kleine Teams und den schnellen Einstieg in die rechtssichere Archivierung.
- 10-Jahres-Archiv
- Volltextsuche & Self-Service-Restore
- GoBD & DSGVO konform
- 99 € einmalig Setup
25-99 Postfächer. Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis mit Setup-Befreiung und Outlook-Plugin.
- Alles aus Starter
- 0 € Setup
- E-Discovery Pro
- Outlook-Plugin
Ab 100 Postfächer. Mengenrabatt, erweiterte Sicherheit und dedizierter Support.
- Alles aus Business
- Mengenrabatt
- Dedicated Support & SLA
- Individuelle Anforderungen
In 3 Schritten live
Onboarding garantiert in unter 24 Stunden - ohne IT-Aufwand Ihrerseits.
Anfrage & Freigabe
Formular ausfüllen, digital unterzeichnen - sofortige Bestätigung.
Journal-Routing einrichten
Guided Call (15 Min.) - wir konfigurieren gemeinsam das Routing in Ihrem Mail-System.
Test-Mail bestätigt GoBD-Konformität
Automatische Prüf-Mail als Nachweis - ab sofort wird jede E-Mail archiviert.
Typische Fragestellungen aus der Praxis
So konkret sehen Anliegen oft aus, bevor daraus ein Archivierungs-Projekt wird.
„Der Steuerprüfer will E-Mails von 2019 sehen - unser Exchange-Backup geht nur 90 Tage zurück."
„Ein Mitarbeiter hat sein komplettes Postfach gelöscht - können wir das noch wiederherstellen?"
„Unser Microsoft-365-Speicher ist voll und die Postfachgröße reicht nicht mehr."
„Wir haben eine DSGVO-Auskunftsanfrage und müssen alle E-Mails einer Person finden."
„Unsere Buchhalterin speichert Rechnungen als PST-Dateien lokal - ist das GoBD-konform?"
„Wir wechseln von Google Workspace zu M365 - was passiert mit den alten Mails?"
Häufige Fragen
Wer muss E-Mails archivieren?
Alle Unternehmen, die handels- oder steuerrelevante Kommunikation per E-Mail abwickeln. Das betrifft de facto jedes Unternehmen in Deutschland (§257 HGB, §147 AO).
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
6 Jahre für Geschäftsbriefe, 10 Jahre für Buchungsbelege (§257 HGB, §147 AO). Unser Archiv deckt beide Fristen automatisch ab.
Bleiben die Daten in Deutschland?
Ja - ausschließlich. Zwei ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren in Frankfurt und Berlin. Kein Datentransfer außerhalb Deutschlands.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
Microsoft 365, Exchange On-Premises, Google Workspace, IMAP/POP - und Kombinationen daraus. PST-Import bestehender Archive ist ebenfalls möglich.
Brauche ich trotz Archiv noch Backups?
Ja - Backups sichern Ihr Archiv für Disaster-Recovery. Archiv und Backup ergänzen sich: Das Archiv garantiert die langfristige, unveränderbare Aufbewahrung, das Backup schützt vor technischem Totalausfall.
Können bestehende Mails importiert werden?
Ja. PST-Dateien, öffentliche Ordner und Shared Mailboxes lassen sich vollständig übernehmen. Die Migration ist bei Business- und Enterprise-Tarifen in den Setup-Kosten enthalten.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Schnelles Onboarding - meist am Tag der Beauftragung. Die genaue Dauer hängt vom verwendeten Mail-System ab. Danach läuft die Archivierung vollautomatisch.
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