E-Mails revisionssicher archivieren -
ab 4,99 € pro Postfach
Managed-Cloud-Archivierung für KMU: rechtlich abgesichert, technisch wartungsfrei, live in unter 24 Stunden. Keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar.
Warum E-Mail-Archivierung kein „Nice-to-have" ist
Die GoBD verpflichtet jedes Unternehmen, steuerrelevante E-Mails vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Ein Verstoß hat konkrete Konsequenzen.
Hinzuschätzungen durch das Finanzamt
Fehlende E-Mail-Belege = fehlende Nachweise. Das Finanzamt kann Umsätze schätzen - zu Ihren Ungunsten.
Auskunft und Löschung nach DSGVO
Auskunftsanfragen und Löschpflichten lassen sich ohne Archiv kaum sauber erfüllen. Mit dem Archiv finden Sie alle Mails einer Person in Minuten.
Beweismittel im Rechtsstreit fehlen
Gelöschte oder verlorene E-Mails lassen sich vor Gericht nicht mehr rekonstruieren.
Datenverlust durch Mitarbeiter-Fehler
PST-Dateien gehen verloren, Postfächer werden gelöscht. Ohne Archiv ist die Mail unwiederbringlich weg.
Für wen ist E-Mail-Archivierung Pflicht?
Kurzantwort: Für praktisch jedes Unternehmen in Deutschland, das geschäftliche E-Mails versendet oder empfängt.
Jedes Unternehmen
Handels- & Steuerrecht (§257 HGB, §147 AO) verpflichtet zur Archivierung geschäftlicher E-Mails.
Regulierte Branchen
Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte, Finanzdienstleister mit erweiterten Aufbewahrungspflichten.
Wachsende KMU
Unternehmen, bei denen PST-Chaos und volle Postfächer die Produktivität bremsen.
Vor Audits & Prüfungen
ISO-Zertifizierung, Steuerprüfung oder DSGVO-Audit stehen an? Dann jetzt absichern.
Backup ≠ Archiv
Ein Backup schützt vor Ausfällen. Ein Archiv stellt die jederzeitige, originalgetreue Verfügbarkeit sicher - und erfüllt damit die GoBD.
Backup allein reicht nicht
- Aufbewahrung nur Tage bis Monate
- Mails können vor dem Backup gelöscht werden
- Keine Volltextsuche oder E-Discovery
- Nicht GoBD-konform
Archiv: rechtlich & technisch abgesichert
- Aufbewahrung 6-10 Jahre+ automatisch
- Jede Mail wird sofort unveränderbar gespeichert
- Volltextsuche < 1 Sekunde, Self-Service-Restore
- GoBD & DSGVO konform
Archivierung in unter 24h live - 30 Tage kostenlos testen
Kein Risiko, keine Kreditkarte, monatlich kündbar.
Demo anfragenWas Sie bekommen
Vollständiger Managed Service - Einrichtung, Betrieb und Wartung durch uns.
Rechtliche Compliance
GoBD- und DSGVO-Konformität technisch erzwungen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Retention-Policies.
De-Duplizierung & Komprimierung
Bis zu 70 % weniger Storage-Verbrauch. Postfachbegrenzungen entfallen, Backup-Fenster verkürzen sich.
Self-Service-Suche & Restore
Anwender stellen gelöschte Mails selbst wieder her - direkt aus Outlook oder dem Web-Portal. Helpdesk-Tickets sinken.
E-Discovery & Audit-Suche
Volltextindex über alle archivierten E-Mails. DSGVO-Auskunftsanfragen und Rechtsstreitigkeiten in Minuten beantworten.
Verschlüsselung & Datenschutz
AES-256 at rest & in transit. Exklusive Instanz pro Kunde - keine gemeinsame Speicherung. Daten ausschließlich in DE.
Nahtlose Integration
Microsoft 365, Exchange On-Prem, Google Workspace, IMAP/POP. Outlook-Plugin und Web Access inklusive.
Klare Preise, keine Überraschungen
Monatlich kündbar. Alle Preise zzgl. 19 % USt.
1-4 Postfächer. Der Admin-Benutzer wird mitberechnet und ist im Grundpreis enthalten. Beispiel 3 Postfächer: 9,90 € + 2 × 5,99 € = 21,88 € / Monat.
- 10-Jahres-Archiv
- Volltextsuche & Self-Service-Restore
- GoBD & DSGVO konform
- 99 € einmalig Setup
5-24 Postfächer. Berechnet werden nur die Postfächer, der Admin-Benutzer nicht mehr.
- Alles aus Starter
- Admin-Benutzer kostenfrei
- 99 € einmalig Setup
25-99 Postfächer. Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis mit Setup-Befreiung und Outlook-Plugin.
- Alles aus Team
- 0 € Setup
- E-Discovery Pro
- Outlook-Plugin
Ab 100 Postfächer. Mengenrabatt, erweiterte Sicherheit und dedizierter Support.
- Alles aus Business
- Mengenrabatt
- Dedicated Support & SLA
- Individuelle Anforderungen
Mindestens 2 Lizenzen (inkl. Admin-Benutzer). Ab 5 Postfächern entfällt die Berechnung des Admin-Benutzers.
In 3 Schritten live
Onboarding in der Regel in unter 24 Stunden - ohne IT-Aufwand Ihrerseits.
Anfrage & Freigabe
Formular ausfüllen, digital unterzeichnen - sofortige Bestätigung.
Journal-Routing einrichten
Guided Call (15 Min.) - wir konfigurieren gemeinsam das Routing in Ihrem Mail-System.
Test-Mail bestätigt die Archivierung
Automatische Prüf-Mail als Nachweis - ab sofort wird jede E-Mail archiviert.
Typische Fragestellungen aus der Praxis
So konkret sehen Anliegen oft aus, bevor daraus ein Archivierungs-Projekt wird.
„Der Steuerprüfer will E-Mails von 2019 sehen - unser Exchange-Backup geht nur 90 Tage zurück."
„Ein Mitarbeiter hat sein komplettes Postfach gelöscht - können wir das noch wiederherstellen?"
„Unser Microsoft-365-Speicher ist voll und die Postfachgröße reicht nicht mehr."
„Wir haben eine DSGVO-Auskunftsanfrage und müssen alle E-Mails einer Person finden."
„Unsere Buchhalterin speichert Rechnungen als PST-Dateien lokal - ist das GoBD-konform?"
„Wir wechseln von Google Workspace zu M365 - was passiert mit den alten Mails?"
Häufige Fragen
Wer muss E-Mails archivieren?
Alle Unternehmen, die handels- oder steuerrelevante Kommunikation per E-Mail abwickeln. Das betrifft de facto jedes Unternehmen in Deutschland (§257 HGB, §147 AO).
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse (§257 HGB, §147 AO). Unser Archiv deckt beide Fristen automatisch ab.
Bleiben die Daten in Deutschland?
Ja - ausschließlich. Zwei ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren in Frankfurt und Berlin. Kein Datentransfer außerhalb Deutschlands.
Welche E-Mail-Systeme werden unterstützt?
Microsoft 365, Exchange On-Premises, Google Workspace, IMAP/POP - und Kombinationen daraus. PST-Import bestehender Archive ist ebenfalls möglich.
Brauche ich trotz Archiv noch Backups?
Ja - Backups sichern Ihr Archiv für Disaster-Recovery. Archiv und Backup ergänzen sich: Das Archiv sorgt für die langfristige, unveränderbare Aufbewahrung, das Backup schützt vor technischem Totalausfall.
Können bestehende Mails importiert werden?
Ja. PST-Dateien, öffentliche Ordner und Shared Mailboxes lassen sich vollständig übernehmen. Die Migration ist bei Business- und Enterprise-Tarifen in den Setup-Kosten enthalten.
Wie viele Lizenzen brauche ich mindestens?
Mindestens 2 Lizenzen, der Admin-Benutzer zählt mit. Bei 1-4 Postfächern ist er im Starter-Grundpreis von 9,90 € enthalten. Ab 5 Postfächern entfällt die Berechnung des Admin-Benutzers, Sie zahlen nur die Postfächer. Alle Preise zzgl. USt.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Schnelles Onboarding - meist am Tag der Beauftragung. Die genaue Dauer hängt vom verwendeten Mail-System ab. Danach läuft die Archivierung vollautomatisch.
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