Anforderungen an ein gutes E-Mail-Archivierungssystem
Die Auswahl einer Archivierungslösung ist eine langfristige Entscheidung. Diese Anforderungen helfen IT-Entscheidern, Angebote systematisch zu bewerten und die Lösung zu finden, die wirklich zum Unternehmen passt.
8 Kriterien für Ihre Entscheidung
Praxiserprobte Anforderungen, an denen sich jede E-Mail-Archivierungslösung messen lassen muss.
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Flexibles Speichermanagement
De-Duplizierung und Komprimierung können das Storage-Volumen um bis zu 70 % reduzieren. Achten Sie darauf, dass ältere E-Mails automatisch auf günstigerem Speicher abgelegt werden - das senkt die laufenden Kosten erheblich, ohne den Zugriff einzuschränken.
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Einfache Installation & Betrieb
Eine gute Archivierungslösung ist schnell betriebsbereit, intuitiv bedienbar und benötigt keine zusätzlichen Datenbanksysteme. Idealerweise wird sie als Managed Service angeboten - ohne eigenen administrativen Aufwand für Ihre IT-Abteilung.
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Import bestehender E-Mails
Postfächer, öffentliche Ordner, Shared Mailboxes und PST-Dateien müssen vollständig importierbar sein. Nur wenn der gesamte historische Bestand übernommen wird, ist die Archivierungslösung wirklich vollständig und rechtskonform.
- 4
Nutzerfreundlichkeit
Endanwender sollten über Microsoft Outlook, den Browser und mobile Geräte auf archivierte E-Mails zugreifen können. Entscheidend ist, dass die gewohnte Ordnerstruktur erhalten bleibt - ohne Umgewöhnung oder Schulungsaufwand.
- 5
Self-Service für Anwender
Mitarbeiter sollten gelöschte oder verschobene E-Mails eigenständig suchen und wiederherstellen können - ohne IT-Ticket. Das entlastet den Service Desk spürbar und verkürzt die Wartezeit für Anwender auf Sekunden statt Stunden.
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Zertifizierungen & Compliance
Die Lösung muss GoBD-geprüft und DSGVO-konform sein. Achten Sie auf regelmäßige, unabhängige Zertifizierungen - sie belegen, dass die Archivierung auch bei einer Betriebsprüfung oder Audit standhaft bleibt.
- 7
Flexibilität & Kompatibilität
Unterstützung aller gängigen E-Mail-Systeme ist Pflicht: Microsoft 365, Exchange On-Premises, Google Workspace sowie IMAP und POP3. Eine offene API ermöglicht die Einbindung in individuelle Workflows und Drittsysteme.
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Passend für KMU
Funktionsumfang und Kosten müssen zur Unternehmensgröße passen. Kleine und mittlere Unternehmen brauchen eine Lösung ohne Enterprise-Overhead - mit transparenter Preisgestaltung pro Postfach statt komplexer Lizenzmodelle.
Warum KOPFFREI.IT alle Kriterien erfüllt
Unsere Managed-Service-Lösung wurde gezielt für die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt.
- ✓ Speichermanagement: De-Duplizierung, Komprimierung und automatisches Tiering senken Ihr Storage-Volumen um bis zu 70 %.
- ✓ Betrieb: Vollständig gemanagter Service - schnelles Onboarding per Guided Call, keine eigene Infrastruktur nötig.
- ✓ Import: Postfächer, Shared Mailboxes, öffentliche Ordner und PST-Dateien werden vollständig übernommen.
- ✓ Nutzerfreundlichkeit: Zugriff über Outlook-Plugin, Webzugang und mobile Geräte mit erhaltener Ordnerstruktur.
- ✓ Self-Service: Eigenständige Suche und 1-Klick-Wiederherstellung für Endanwender - ohne IT-Ticket.
- ✓ Compliance: GoBD-geprüft und DSGVO-konform. Regelmäßig durch unabhängige Stellen zertifiziert.
- ✓ Kompatibilität: Microsoft 365, Exchange, Google Workspace, IMAP/POP3 - plus offene API für individuelle Szenarien.
- ✓ KMU-gerecht: Ab 4,99 € pro Postfach zzgl. USt. Transparente Kosten, kein Enterprise-Overhead.
Kriterien erfüllt - jetzt testen
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