E-Mails revisionssicher archivieren –
GoBD 2024 ready
Cloud-Archivierung für KMU: 100% rechtskonform, ab 3,99 € pro Postfach
Warum jetzt handeln?
Juristisch: Seit 1. April 2024 gilt die neue GoBD-Fassung; Verstöße können Hinzuschätzungen und Bußgelder auslösen.
Technisch: E-Mail-Server sind nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen über Jahre hinweg manipulationssicher vorzuhalten.
Wirtschaftlich: Wiederherstellungs-Tickets, PST-Chaos und überlastete Backups verschlingen IT-Ressourcen.
Backup ≠ Archiv – die entscheidenden Unterschiede
„Ein Backup ersetzt kein Archiv" – nur ein revisionssicheres Archiv erfüllt die GoBD-Anforderung der jederzeitigen, originalgetreuen Verfügbarkeit.
| Zweck | Backup | Archiv |
|---|---|---|
| Primäres Ziel | Disaster-Recovery (BC) | Langfristige, unveränderbare Aufbewahrung |
| Aufbewahrungsdauer | Tage bis Monate | 6–10 Jahre+ |
| Löschbar vor Sicherung | Ja | Nein |
| GoBD- / DSGVO-Konform | ❌ | ✅ |
Vorteile für IT & Unternehmen
Schneller ROI durch Storage-Ersparnis & geringere Betriebskosten
Speicher- & Server-Entlastung
Postfachbegrenzungen entfallen, Backup-Fenster verkürzen sich
Risikominimierung
Schutz vor versehentlichem Löschen und Datenverlust
Self-Service
Anwender stellen gelöschte Mails selbst wieder her – Helpdesk-Tickets sinken deutlich
Schneller ROI
Amortisation meist < 12 Monate dank Storage-Ersparnis & geringerer Betriebskosten
E-Discovery
Volltextindex beschleunigt Rechtsstreit- und DSGVO-Anfragen
Technischer Ablauf
5-Säulen-Prinzip der GoBD technisch durchgesetzt mit MailStore-Engine
Journal-SMTP / API-Connector
Schreibt jede Mail doppelt
Verschlüsselter Cloud-Storage
AES-256 mit De-Duplizierung
Retention-&-Deletion-Policies
Erzwingen GoBD- und DSGVO-Regeln
Index & Self-Service-Portal
Suche < 1s, Restore direkt ins Postfach
Optionale Geo-Replica
Innerhalb DE für Business-Continuity
Pakete & Preise
Monatlich kündbar – Preise zzgl. gesetzl. USt.
Starter
- 10-Jahres-Archiv
- Volltextsuche
- 99 € Setup einmalig
- GoBD-konform
Business
- Alles aus Starter
- 0 € Setup
- E-Discovery Pro
- Outlook-Plugin
Enterprise
- Alles aus Business
- S3-Backup-Replica
- SAML/SSO
- Dedicated Support
Vergleich: Hornetsecurity 365 TP Archiv ≈ 2,98 € / Postfach / Monat – bietet jedoch keine DE-only-Storage und kein S3-Replica.
In 3 Schritten live
Onboarding garantiert in < 24h
Online buchen & Freigabe signieren
- Digital unterschrieben
- Sofortige Bestätigung
Journal-Routing anpassen
- Guided Call (15 min)
- Gemeinsame Konfiguration
Test-Mail bestätigt GoBD-Konformität
- Automatische Prüf-Mail als Nachweis
- Sofort live
Kundenstimmen
Häufige Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zur E-Mail-Archivierung
Wer muss E-Mails archivieren?
+Alle Unternehmen, die handels- oder steuerrelevante Kommunikation per Mail abwickeln (Pflicht seit 2017).
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist?
+6 Jahre für Geschäftsbriefe, 10 Jahre für Buchungs-Belege (§257 HGB, §147 AO).
Bleiben Daten in Deutschland?
+Ja – zwei ISO-27001-Rechenzentren in Frankfurt & Berlin.
Welche Formate werden unterstützt?
+Microsoft 365, Exchange On-Prem, IMAP/POP, Google Workspace.
Ist das DSGVO-konform?
+Verschlüsselung „at rest" & „in transit", AV-Vertrag + TOMs, Daten ausschließlich in DE/EU.
Brauche ich trotz Archiv noch Backups?
+Ja – Backups sichern das Archiv selbst für Disaster-Recovery; Archiv & Backup ergänzen sich.
Import bestehender Mails?
+PST-Dateien, öffentliche Ordner und Shared Mailboxes lassen sich vollständig übernehmen.
Jetzt unverbindlich testen
Kündigung jederzeit während der Testphase möglich – keine Kreditkarte erforderlich.